Bei der ersten Bekanntschaft mit der Geschäftskorrespondenz kann der Eindruck entstehen, dass dies ein zu kompliziertes System ist. Tatsächlich entsprechen verschiedene Arten von Geschäftsbriefen organisch den Bedürfnissen eines Individuums in Interaktion.
Geschäftsbrief zur Zusammenarbeit
Die erste Brücke zwischen möglichen zukünftigen Partnern ist in der Regel ein Geschäftsbrief zur Zusammenarbeit. Vertreter der beiden Firmen können sich bereits kennenlernen und Vorgespräche führen, aber der offizielle Kontakt wird das Schreiben über die Zusammenarbeit sein.
Wichtige Punkte für dieses Dokument:
- an eine bestimmte Person appellieren;
- ein Hinweis auf das Treffen oder die Quelle von Informationen über dieses Unternehmen;
- eine Zusammenfassung des Inhalts der Angelegenheit;
- Tabellen, Preise und andere zusätzliche Informationen sind besser in der Anwendung zu senden.
Geschäftsbrief des Treffens
Wenn dies erfolgreich ist, wird der nächste Schritt ein Geschäftsbrief des Meetings sein. Diese Art von Geschäftsbriefen kann die Anzahl der Zwischenschritte in den Verhandlungen verringern und den Erfolg des bevorstehenden Treffens beeinflussen. Die interessierte Person sollte über die Details bis ins kleinste Detail nachdenken:
- Vorschriften;
- Agenda;
- artikulierte Fragen zur Diskussion;
- umreißen Sie die Bandbreite der sekundären Probleme, die in diesem Prozess auftreten können;
- Bereiten Sie Informationsanwendungen vor, die vor dem Treffen von der anderen Seite gelesen werden sollten.
Ein solcher umsichtiger Geschäftsbrief wird dazu beitragen, Missverständnisse, Diskrepanzen und andere unangenehme Momente zu vermeiden, die das Verhandlungsergebnis beeinflussen könnten. Aufgrund der Verhandlungsergebnisse wird ein weiterer Geschäftsbrief über das Treffen geschrieben - aber bereits in Form eines Berichts über die erzielten Ergebnisse. Es dient dem gleichen Zweck: um sicherzustellen, dass die Partner die getroffenen Vereinbarungen richtig interpretieren. Die zweite Partei wird aufgefordert, das Sitzungsprotokoll zu bestätigen oder in der Regel für einen Tag Änderungen vorzunehmen.
Andere Arten von Geschäftskorrespondenz
Bei bereits etablierten Beziehungen sind diese Arten von Geschäftsbriefen am häufigsten, wie zum Beispiel eine Geschäftsbrief-Anfrage und dementsprechend eine Brief-Antwort. Mit irgendwelchen Änderungen in den Vereinbarungen oder wenn zusätzliche Informationen benötigt werden, sendet eine Firma einen anderen Anforderungsbrief.
Um bestehende Geschäftsbeziehungen zu pflegen oder neue aufzubauen, werden solche Geschäftsbriefe wie Geschäftsbriefeinladung und Geschäftswerbebrief zur Verfügung gestellt. Die Firma kann eine Konferenz, Ausstellung, Seminar und so weiter organisieren - und echte und potentielle Partner einladen, in der Person des Managements oder des ganzen Teams. Es wird billiger sein, einen Verkaufsbrief zu versenden, aber die Rendite ist viel niedriger.
Business Etikette beinhaltet einen Dankesbrief als Antwort auf die Erfüllung der Anfrage durch die Gegenpartei oder für eine andere Zusammenarbeit.
Einige Arten von Geschäftskorrespondenz können schwieriger zu schreiben sein. Das:
- Geschäftsbrief der Verweigerung;
- Geschäftsbrief mit Entschuldigungen;
- Geschäftsbrief-Anspruch;
- Geschäftsbrief-Anfrage.
In diesen Dokumenten ist es besonders wichtig, einen wohlwollenden und respektvollen Ton zu bewahren. Was das Anschreiben anbelangt, so wird nach den Regeln der Geschäftsethik die Schriftsatzformulierung sogar in den Fällen verwendet, in denen es im Leben eine Nachfrage geben würde.
Worauf man in der Geschäftskorrespondenz achten sollte:
- ein wichtiger Moment für jeden Geschäftsbrief ist ein Aufruf an eine bestimmte Person mit der korrekten Schreibweise des vollständigen Namens, der Position, des Firmennamens;
- unabhängig davon, ob Sie einen elektronischen Geschäftsbrief oder einen Papierbrief schreiben - er sollte auf dem Briefkopf des Unternehmens mit allen Anforderungen stehen;
- Ethik, Korrektheit und Respekt - der einzig akzeptable Ton für Geschäftsbriefe.
- der Brief sollte in einem trockenen, geschäftsmäßigen Stil gehalten werden - es ist besser, emotionale Wendungen von der gewöhnlichen Rede zu vermeiden.
Ein geschäftlicher Brief, der mit diesen Nuancen geschrieben wurde, macht einen besseren Eindruck von Ihrem Absender. Und in der Geschäftswelt wird dies dazu beitragen, die richtigen Türen zu öffnen.